Online-Fax: Die wichtigsten Vorteile

 

Nach wie vor gehört Faxen bei vielen Unternehmen zum Alltag und findet im Geschäftsbetrieb eine starke Anwendung. Vor Allem ist der Faxeinsatz für Dokumente beliebt, bei denen Rechtssicherheit und Beweisbarkeit eine große Rolle spielen. Im Gegensatz zur Email lässt sich beim Fax auf relativ einfache Weise sicherstellen, dass Dokumente unverändert und geschützt übertragen werden.

Jedoch weist das klassische Fax einige Schwachstellen auf:

• Anschaffung von speziellen Papier
• Kostenintensive Anschaffung eines Faxgeräts
• Betriebskosten für das Faxgerät
• Schnittstellenproblem mit anderen digitalen Kommunikationsmedien

 

Aufgrund der stetig fortschreitenden Digitalisierung und dem Wechsel auf VoIP-Telefonie hat sich deshalb rasant das elektronische Fax verbreitet. Das elektronische Fax – auch Fax to Mail genannt – bietet gegenüber dem herkömmlichen Fax zahlreiche Vorteile. Sie können mit Fax to Mail einfach Faxe per Email als PDF-Anhang versenden und zwar von überall wo Sie auch Mails versenden können. Eingehende Faxe erhalten erhalten Sie als PDF-Anhang in Ihrem Mailprogramm. Das bedeutet Sie können von jedem Ort und zu jeder Zeit Faxe verschicken, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind. Gerade in Zeiten von starker Homeoffice-Nutzung erleichtert diese Unabhängigkeit vom Firmenstandort Arbeitsprozesse immens.

 

Weitere Vorteile von Fax2Mail gegenüber dem klassischen Fax sind:

• Kostensenkung:

Zur Nutzung von Fax to Mail ist lediglich eine Internetverbindung sowie ein Mailaccount notwendig. Dadurch dass klassische Faxgeräte nicht mehr notwendig sind, entfallen Anschaffungs -, Wartungs- und Reparaturkosten. Zusätzlich fallen die Kosten für Papier, Toner und Tinte komplett weg.

• Zeitersparnis:

Die Übertragung und Archivierung eines Dokuments mit einem klassischen Faxgerät dauert wesentlich länger als bei der Online-Variante.

• Mehr Sicherheit:

Das Dokument geht direkt in den Mail-Eingang des vorgesehenen Empfängers. Die Gefahr, dass Unbefugte das Dokument sehen können, fällt somit deutlich geringer aus.

• Flexibiliät und Ortsunabhängigkeit:

Ein großer Vorteil besteht in der räumlichen Unabhängigkeit. Nun können Sie nämlich mit dem Laptop, Tablet oder Smartphone Faxe versenden und empfangen.

• Umweltschonend:

Mit dem Fax2Mail wird kein Papier mehr benötigt. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit das Dokument auszudrucken. Unterm Strich wird aber mit dieser Lösung wesentlich weniger Papier verwendet.

• Rasche Auffindbarkeit und Organisation der Faxe:

Wie Ihre Emails können Sie Ihre Faxe sehr einfach durchsuchen. Eine Filterung z.B.: nach Zeitraum oder Absender erleichtert dementsprechend natürlich die alltägliche Arbeit.

Fazit:

Das Fax besitzt in einigen Branchen nach wir vor seinen festen Platz im Unternehmensalltag, doch heutzutage versenden immer mehr Unternehmen Ihre Faxe online. Dies liegt vor allem daran, dass das Versenden von Online-Faxen sehr einfach und preiswert ist.

Bei DIALOG telekom ist das Fax2Mail sogar bei vielen VoIP-Produkten kostenlos mit dabei. Wenn Sie weitere Infos zum Online-Fax wünschen, zögern Sie bitte nicht uns zu kontaktieren. Kostenlose Beratung anfordern